Rozpoczęcie projektu finansowanego ze środków unijnych to jedno — ale prawidłowe jego rozliczenie to zupełnie inna sprawa. W praktyce to właśnie poprawne rozliczanie dotacji unijnych decyduje o braku korekt, spokojnym zakończeniu projektu i o tym, czy instytucja udzielająca wsparcia nie zażąda zwrotu środków. W tym artykule znajdziesz praktyczny przewodnik krok po kroku: jakie etapy przejdziesz od startu projektu do jego zamknięcia, jakie dokumenty zebrać, jak prowadzić ewidencję i co zrobić na wypadek kontroli.

Jak wygląda proces rozliczania?

Proces rozliczania jest złożony, ale da się go rozbić na proste kroki. Najpierw przygotowujesz projekt i podpisujesz umowę. Potem realizujesz działania, ponosisz wydatki i dokumentujesz wszystko krok po kroku. Po każdej fazie możesz składać wniosek o płatność częściową, a na koniec — wniosek końcowy. Równolegle prowadzisz księgowość projektową i gromadzisz dowody zapłaty, takie jak faktury i wyciągi bankowe. Kontrole mogą wystąpić zarówno przy składaniu wniosków, jak i po zamknięciu projektu. Ważne jest, żeby mieć jasny harmonogram finansowy i plan raportowania. Praktyczny poradnik: dziel zadania na tygodniowe bloki, przypisuj odpowiedzialność i archiwizuj dokumenty cyfrowo oraz papierowo. Gdy pojawi się kontrola — nie panikuj. Przygotuj segregator z dokumentacją, listę zgodności oraz osobę kontaktową, która zna szczegóły projektu. Takie przygotowanie skraca czas kontroli i zmniejsza ryzyko niejasności.

Przygotowanie wniosku o płatność

Przygotowanie wniosku o płatność to etap wymagający dokładności. Zestaw wydatków musi być zgodny z zatwierdzonym budżetem. Zadbaj o zgodność numerów dokumentów, dat i kwot. Dołącz wyciągi bankowe i potwierdzenia zapłaty. Jeśli korzystasz z kosztów pośrednich, sprawdź zasadę kalkulacji. W razie wątpliwości — konsultuj z instytucją pośredniczącą.

Harmonogram i budżet projektu

Harmonogram finansowy to twój drogowskaz. Zaplanuj daty składania wniosków o płatność, terminy kontroli i terminy realizacji kluczowych zadań. Dopasuj budżet do działań i rezerwuj środki na ewentualne korekty. Pamiętaj o elastyczności — niektóre wydatki mogą się przesunąć.

Jeśli szukasz profesjonalnej pomocy w ubieganiu się o dotacje unijne to sprawdź ofertę A1 Europe.

Jakie dokumenty przygotować?

Dokumenty to podstawa. Bez prawidłowych dowodów nie przejdziesz rozliczeń. Musisz zebrać dokumentację księgową i merytoryczną. Do najważniejszych należą: oryginały faktur, potwierdzenia przelewów, umowy z wykonawcami, protokoły odbioru, listy obecności uczestników oraz raporty merytoryczne. Każdy dokument powinien być opisany: numer projektu, kategoria wydatku, data operacji. Stosuj jednolitą numerację i system katalogowania. Praktyczne porady: skanuj dokumenty od razu po otrzymaniu, zapisuj pliki w formatach akceptowanych przez instytucję oraz twórz kopie zapasowe. W przypadku wydatków osobowych, takich jak delegacje czy wynagrodzenia, dołącz rozliczenia i listy płac. Przy zakupach stosuj protokoły z przeprowadzonych zamówień publicznych lub zasad konkurencyjności.

Dokumenty księgowe

Dokumenty księgowe to przede wszystkim faktury, dowody zapłaty i wyciągi bankowe. Muszą być przechowywane w formie umożliwiającej szybkie udokumentowanie przeprowadzonej transakcji. Zwróć uwagę na poprawność danych: nazwy stron, NIP, kwoty netto i brutto oraz termin płatności. Dokumentacja powinna być zgodna z chartą rachunkowości i polityką rachunkowości jednostki.

Dokumenty merytoryczne

Raporty, listy obecności, materiały szkoleniowe i protokoły odbioru potwierdzają wykonanie działań. Nie zapomnij o dokumentacji fotograficznej i oświadczeniach beneficjentów. To one najczęściej potwierdzają, że zadanie zostało wykonane zgodnie z umową.

Jak prowadzić ewidencję i księgowość?

Ewidencja musi być czytelna i przypisana do konkretnego projektu. Najlepiej stosować numerację projektową w systemie księgowym. W praktyce oznacza to tworzenie oddzielnych kont analitycznych lub tagów projektowych, które pozwalają szybko wygenerować zestawienia wydatków. Jeśli prowadzisz kilka projektów, oddziel dokumenty w sposób jednoznaczny. System elektroniczny z możliwością eksportu raportów jest dużym ułatwieniem. Pamiętaj o politykach wewnętrznych: procedury zakupowe, akceptacja wydatków i zasady dokumentacji muszą być spisane i dostępne. Regularna kontrola wewnętrzna pozwala wykryć błędy na wczesnym etapie i uniknąć korekt.

Oznaczanie dokumentów

Oznacz każdy dokument identyfikatorem projektu: numer umowy, nazwa zadania i kategoria kosztu. Dodawaj też krótkie opisy, np. "materiały szkoleniowe - grupa A". Taki system ułatwia pracę zarówno księgowej, jak i kontrolerowi.

Systemy księgowe

Wybierz system z możliwością tworzenia analityk projektowych. Ułatwia raportowanie i generowanie zestawień do wniosków o płatność. Popularne rozwiązania oferują integrację z bankiem i automatyczne przypisywanie płatności.

Jak skompletować wniosek o płatność?

Składanie wniosku to moment weryfikacji. Wniosek zawiera zestawienie wydatków, wykaz załączników i oświadczenia beneficjenta. Przygotuj sumaryczne tabele z wydatkami według kategorii, a do każdej pozycji dołącz dowód w postaci skanu faktury i potwierdzenia płatności. W idei — im czyściej przedstawisz wydatek, tym mniej pytań od instytucji. Przy składaniu elektronicznym sprawdź formaty plików i limity wielkości. Zwykle wymagane są pliki PDF oraz skany w dobrej jakości. Po złożeniu wniosku przygotuj listę kontrolną z podpisami osób zatwierdzających. To przyspiesza ewentualne wyjaśnienia.

Załączniki do wniosku

Lista załączników powinna być kompletna: faktury, potwierdzenia zapłaty, wyciągi bankowe, umowy, protokoły odbioru, listy obecności. Jeśli brakuje jednego dokumentu, dołącz wyjaśnienie i harmonogram uzupełnienia.

Sprawdzenie przed wysyłką

Przed wysyłką sprawdź sumy, zgodność numerów dokumentów oraz kompletność podpisów. Zrób kopię zapasową wszystkiego. Lepiej poświęcić godzinę na weryfikację niż miesiące na wyjaśnienia.

Jak przebiegają kontrole?

Kontrole mogą mieć charakter dokumentalny lub kontrolę na miejscu. Kontrola dokumentalna to sprawdzenie załączników do wniosku. Kontrola na miejscu to weryfikacja faktycznego wykonania działań — sprawdzenie materiałów, rozmowy z uczestnikami, oględziny zakupionego sprzętu. Przy kontroli ważne jest posiadanie uporządkowanej dokumentacji i osób potrafiących wyjaśnić szczegóły. Audytorzy zwracają uwagę na zgodność wydatków z umową, prawidłowość procedur zamówieniowych oraz zgodność z zasadami kwalifikowalności kosztów.

Kontrola dokumentalna

Przy kontrolach dokumentalnych pod uwagę brana jest kompletność załączników oraz zgodność numerów i dat. Przygotuj segregator z listą kontrolną i spisem załączników, co znacznie przyspiesza proces.

Kontrola na miejscu

Na kontrolę na miejscu przygotuj miejsce pracy, dostęp do dokumentów i osobę, która zna projekt. Pokazuj dokumenty według spisu i bądź transparentny. Kontrolerzy często proszą o dodatkowe wyjaśnienia — miej je przygotowane.

Jak zamknąć projekt?

Zamknięcie projektu to złożenie wniosku końcowego, rozliczenie sald i archiwizacja dokumentów. Wniosek końcowy powinien zawierać pełne zestawienie kosztów, raport merytoryczny i raport z realizacji celów. Po zatwierdzeniu wniosku końcowego następuje formalne zamknięcie, ale obowiązki beneficjenta nie kończą się natychmiast. Dokumenty trzeba przechowywać przez okres wskazany w umowie — zwykle kilka lat. Dobre praktyki to tworzenie dwóch kopii: papierowej i elektronicznej, przechowywanej w bezpiecznym miejscu. Po zamknięciu warto też przeprowadzić wewnętrzne podsumowanie: co poszło dobrze, co poprawić następnym razem.

Złożenie wniosku końcowego

Wniosek końcowy to chwila podsumowania. Zbierasz wszystkie dowody, przygotowujesz raporty i zamykasz tematy rozliczeniowe. Warto zrobić wewnętrzną kontrolę przed wysłaniem by uniknąć uwag.

Archiwizacja dokumentów

Dokumenty przechowuj zgodnie z wymogami umowy. Oznacz okresy przechowywania i miejsce składowania. Uporządkowana archiwizacja ułatwia ewentualne kontrole poglądowe w przyszłości.

Podsumowanie

Rozliczanie projektów unijnych to zadanie wymagające systematyczności, precyzji i dobrej organizacji. Kluczem jest rzetelna dokumentacja: faktury, wyciągi bankowe, protokoły i solidne raporty. Prowadź ewidencję projektową, korzystaj z systemów ułatwiających kontrolę i zawsze przygotowuj się na ewentualne kontrole. Praca krok po kroku, checklisty i jasne procedury zminimalizują ryzyko korekt i pozwolą skupić się na realizacji celu projektu.